قبل از پرینت گرفتن شما می‌توانید در تب View گزینه Page Break Preview را انتخاب و نما و محدوده پرینت را مشاهده نمایید ، محدوده کل پرینت با خطوط آبی و محدوده صفحات با نقطه چین مشخص گردیده است

برای بازگشتن به حالت عادی گزینه Normal را در همان منو انتخاب نمایید.

همچنین دسترسی به حالت نمایش فوق از طریق نوار Customize Status Bar در قسمت پایین صفحه اکسل نیز قابل دسترسی می‌باشد.

با استفاده از جابجایی خط‌چین‌های آبی در نمای Page Break Preview از منوی View شما می‌توانید محدوده برگه‌های پرینت در یک کار برگ را تغییر دهید.

اگر بر روی یکی از کلیدهای کار برگ در انتهای صفحه، کلیک راست نمایید و از منوی به وجود آمده گزینه Select All Sheets را انتخاب نمایید، همه کار برگ‌ها انتخاب می‌گردد، در این حالت با زدن کلید پرینت، همه کاربرگ‌های انتخاب‌شده چاپ می‌گردد.

درصورتی‌که نیاز داشته باشید تعدادی از کاربرگ‌ها را پرینت بگیرید، می‌توانید با نگه‌داشتن کلید Ctrl و انتخاب کاربرگ‌های موردنظر جهت پرینت اقدام نمایید.

برای اینکه تصویر لوگو و یا هر تصویر دلخواهی را در پس‌زمینه یک برگه اکسل و زیر متون صفحه اکسل چاپ نمایید باید از مسیر:

Page Setup > Header/Footer > Custom Header > Insert Picture

۱- این تصویر در حالت عادی صفحه مشاهده نمی‌شود و فقط در پرینت چاپ می‌گردد.

۲- درصورتی‌که سلول‌ها دارای رنگ باشند تصویر در آن سلول‌ها مشاهده نمی‌گردد.

۳- درصورتی‌که تصویر را در هدر قرار دهید این تصویر در زیر متون مشاهده می‌گردد و اگر در فوتر قرار داده شود تصویر موردنظر در روی متون صفحه قرار می‌گیرد.

۴- برای تنظیمات عکس پس‌زمینه در همان پنجره Header که قبلاً توضیح داده شد، بر روی عبارت &[Picture] کلیک کرده تا دکمه Format Picture فعال شود. با کلیک کردن این دکمه پنجره Format Picture باز خواهد شد. در این پنجره می‌توان تنظیمات روشنایی، موقعیت و ابعاد آن را به‌دلخواه تغییر دهید.

ممکن است به دلیل بزرگی تصویر انتخاب شده در موقع قرار دادن تصویر با خطا در این کار مواجه شوید.

امکان درج و ترسیم جدول در هدر و فوتر اکسل وجود ندارد. شما باید جدول مورد نظر را بصورت تصویر ذخیره نمایید و تصویر مورد نظر را از مسیر زير در هدر قرار دهید.

Page Setup > Header/Footer

این امکان که به‌صورت یک تیک در مسیر Page Setup > Sheet > print قرار دارد، به‌عنوان چاپ یک نسخه قبل از چاپ نهایی به‌منظور بررسی درستی اطلاعات یا به‌اصطلاح چک پرینت می‌باشد.

ویژگی‌های چک‌پرینت به شرح ذیل می‌باشد:
۱- اطلاعات با کیفیت کمتر چاپ می‌گردد.
۲- حاشیه‌ها و جداول ترسیم شده برای داده‌ها چاپ نمی‌گردد ، چون هدف بررسی داده‌ها می‌باشد.
۳- در پرینترهای قدیمی سرعت چاپ افزایش می‌یابد.

درصورتی‌که اطلاعات ما به‌صورتی می‌باشد که تعداد ردیف‌های ما زیاد هستند و نیاز است ردیف‌هایی در قالب عنوان در ابتدای همه برگه‌ها تکرار شود، باید از مسیر زیر ردیف موردنظر را در بالای همه برگه‌ها تکرار نمود:

Page Setup > Sheet > Rows To Repeat At Top

برای این کار از ۲ روش می‌توانیم بهره بگیری:

در روش اول باید محدوده موردنظر را انتخاب نمود و سپس در مسیر File > Print > Settings گزینه Print Selection را انتخاب نمایید.

در روش دوم که تنظیم دائمی منطقه خاصی برای پرینت می‌باشد ، باید از مسیر Page Setup> Sheet>Print Area آدرس محدوده‌ای که می‌خواهیم پرینت بگیریم را آدرس بدهیم.

برای پرینت کامنت سلول‌ها باید از مسیر:

Page Setup > Sheet > Comments

یکی از سه حالت فرو‌ریز را انتخاب نمود:
None: به معنی اینکه کامنت در هیچ حالتی پرینت گرفته نشود.
At end of sheet: تمام کامنت‌ها بعد از آخرین برگه پرینت، در برگه‌های جدیدی چاپ گرفته شوند.
As displayed on sheet: درصورتی‌که کامنت‌ها در سلول‌ها به حالت دائمی نمایش داده می‌شود (گزينه Show All Comments در تب Review فعال باشد) ، کامنت‌ها بر روی محدوده‌ای که نمایش داده می‌شود پرینت گرفته شود.

گزینه Adjust to مقیاس بزرگ‌نمایی و یا کوچک‌نمایی پرینت به نسبت ابعاد واقعی اطلاعات می‌باشد، مثلاً عدد %۲۰۰ به معنای این می‌باشد که اطلاعات دو برابر اندازه واقعی خودشان نمایش داده شوند و %۵۰ یعنی نصف اندازه واقعی اطلاعات.

گزینه Fit to جهت کوچک‌تر کردن اطلاعات با در نظر گرفتن ابعاد کاغذ می‌باشد، به‌طور مثال اگر اطلاعات ما در عرض صفحه (wide) در حالت معمول قرار باشد در ۶ برگه چاپ شود اما هدف ما چاپ آن در ۳ صفحه باشد، پارامتر اول گزینه Fit to را برابر ۳ قرار می‌دهیم.
این تنظیمات برای تعداد طول صفحه (tall) نیز به همین شکل می‌باشد.
درواقع گزینه Fit to درصد موردنظر ما را که می‌بایست در Adjust to به‌صورت دستی وارد کرد را خودکار تعیین می‌کند.

علت آن این است که به اندازه کل عرض برگه اطلاعات نداریم و یک فضای خالی بین لبه اطلاعات تا لبه کاغذ به وجود آمده است.
جهت رفع این مشکل ابتدا حالت نمایش صفحه را بر روی حالت Page Break Preview قرار داده و سپس عرض ستون‌ها را به‌تناسب به‌قدری تغییر می‌دهیم که هیچ فضای خالی بین اطلاعات و لبه کاغذ باقی نماند به‌طوری‌که با کوچک‌ترین تغییر عرض، آخرین ستون به صفحه دیگری منتقل شود، در این حالت تنظیمات Margin با تنظیمات چاپ یکسان خواهد بود.

این امکان قابلیت پرینتر نصب‌شده بر روی سیستم شما می‌باشد و به نرم‌افزار خاصی هم بستگی ندارد که امکان چاپ دو طرف کاغذ را به‌صورت اتوماتیک داشته باشد. درصورتی‌که این امکان در پرینتر شما وجود دارد باید از مسیر زیر این گزینه را فعال نمود.

Page Setup > Options > Finishing > Print on both sides

اگر بر روی یک کارپوشه تعداد زیادی کار برگ دارید و می‌خواهید تنظیمات یکسانی از برگه Page Setup را بر روی همه برگه‌ها اعمال کنید، باید با کلیک راست بر روی کلید یک کاربرگ گزینه Select All Sheets را انتخاب نمایید، با انتخاب همه کاربرگ‌ها هر تغییری بر روی یک کاربرگ اعمال کنید بر روی همه کاربرگ‌ها اعمال می‌گردد.
به‌عنوان مثال با قرار دادن یک نوشته در سربرگ، در تمام سربرگ‌ها این نوشته قرار می‌گیرد.

درصورتی‌که نیاز داشته باشید تنظیمات درخواستی را برای تعدادی از کاربرگ‌ها اعمال کنید، می‌توانید با نگه‌داشتن کلید Ctrl و انتخاب کاربرگ‌های موردنظر جهت اعمال تنظیمات اقدام نمایید.

هر شكل و عکسی که به صفحه اکسل اضافه می‌کنیم به‌صورت پیش‌فرض در پرینت نمایش داده خواهد شد. در صورتی که بخواهیم در پرینت نمایش داده نشود بر روی هر شکل یا تصویری کلیک راست نمایید، گزینه Format وجود دارد، فرضاً درصورتی‌که تصویر باشد گزینه Format Picture آن را انتخاب نمایید و در تب Size & Properties تیک آیتم Print object را برمی‌دارید.

در اشکال ما با کلیک راست بر روی شکل از مسیر Format Shapes همین مسیر را ادامه می‌دهیم.

نکته: در نسخه‌های ۲۰۱۰ و قبل آن تنظیمات فوق از مسیر زیر امکان‌پذیر است:

Format Picture > Properties > Print Object

شما برای مشخص کردن تعداد نسخ جهت چاپ از مسیر زیر تعداد موردنیاز را در قسمت copies وارد کنید:

File > Print > Copies

درصورتی‌که اطلاعاتی که شما می‌خواهید چاپ کنید بیشتر از یک صفحه باشد می‌توانید از طریق آدرسی که نوشته‌شده، مشخص کنید که قصد چاپ چه صفحاتی را دارید. در بخش اول صفحه‌ای که قصد دارید از آن صفحه شروع به چاپ بشود و در بخش دوم آخرین صفحه مدنظرتان را مشخص کنید.

File > Print > Seting > Page

در آدرس سؤال قبلی در قسمت Collated شما دو گزینه برای انتخاب دارید:

Collated: درصورتی‌که این گزینه را انتخاب کنید ابتدا تمام صفحات نسخه اول چاپ می‌شود و سپس چاپ نسخه دوم و تا انتها، به عبارتی ترتیب چاپ صفحات ۱،۲،۳،۴،۱،۲،۳،۴ خواهد بود.

Uncollated: درصورتی‌که این گزینه را انتخاب کنید ابتدا صفحه اول تمامی نسخه‌ها چاپ‌شده و سپس چاپ صفحه دوم برای تمام نسخه‌ها شروع می‌شود و الی آخر، به عبارتی ترتیب چاپ صفحات ۱،۲،۳،۴،۱،۲،۳،۴ خواهد بود.

برای این مورد تنظیمات مربوط به عمودی (Portrait) یا افقی (Landscape) کردن کاغذ رو از یکی از آدرس‌های زیر در بخش Oriantation انتخاب کنید:

File > Print > Orientation

Page Layout > Oriantation

یکی از علت‌های به وجود آمدن این حالت در سؤال ۱۱ پاسخ داده شده اما علت دیگری نیز می‌توان برای این مشکل متصور شد قسمتی از تنظیمات پرینت مربوط به سایز کاغذی است که قرار است روی آن پرینت گرفته شود که از دو مسیر زیر قابل‌دسترسی است:

File > Print > Size

Page Layout > Size

در برخی از سیستم‌ها به‌طور پیش‌فرض سایز کاغذ بر روی letter تعریف شده است و یکی از علل مشکل فضای خالی در پرینت همین سایز کاغذ است.

برای رفع این مشکل کافی ست مقدار سایز را بر روی A4 (و یا هر سایزی که قرار است پرینت انجام شود) تنظیم کنید.

برای پرینت خطاهای سلول‌ها باید از مسیر:

Page Setup> Sheet> Cell errors as

یکی از سه حالت فرو‌ریز را انتخاب نمود:
Displayed: هر خطایی در سلول‌ها نمایش داده‌شده به‌صورت پیش‌فرض چاپ گردد.
(blank): هر خطایی در سلول‌ها نمایش داده‌شده به‌صورت خالی چاپ گردد.
--: هر خطایی در سلول‌ها نمایش داده‌شده به‌صورت خط تیره (--) چاپ گردد.
#N/A: هر خطایی در سلول‌ها نمایش داده‌شده به‌صورت #N/A چاپ گردد.