مقدمه

یکی از اولین و عمده‌ترین خواسته‌ها از نرم‌افزار اکسل ذخیره اطلاعات در اکسل می‌باشد. این ذخیره اطلاعات با هر هدفی باشد بهتر هست از ابتدا با رعایت مواردی اکسل را به‌صورت حرفه‌ای‌تر بکار ببریم؛ بنابراین اگر بخواهید به این کار به‌صورت حرفه‌ای نگاه کنید بهتر است موارد زیر را مدنظر قرار بدهید.
نرم‌افزار اکسل از لحاظ دسته‌بندی در دسته نرم‌افزارهای بانک اطلاعاتی قرار نمی‌گیرد و محوریت این نرم‌افزار بر مبحث محاسبات استوار می‌باشد ولی در برخی جاهایی که اولویت دوم یا سوم یک کار بانک اطلاعاتی باشد با توجه به توانمندی‌های نرم‌افزار اکسل این نرم‌افزار می‌تواند یکی از پیشنهادها جهت انتخاب باشد.

مفهوم دیتابیس

منظور از دیتابیس نرم‌افزار، محل انبارش داده و اطلاعات به‌صورت الکترونیکی می‌باشد.
این انبارش داده و اطلاعات می‌تواند به‌صورت بانک اطلاعاتی در قالب ردیف‌های اطلاعاتی که با هدف ثبت رخدادهای مختلف یک رویداد اعم از ثبت فروش محصولات و یا ماتریس‌های اطلاعاتی که به‌عنوان رفرنس و یا مرجع مورد با هدف استفاده قرار بگیرند باشد.

تعریف دیتابیس و اجزاء آن

قبل از انجام هر کاری نیاز است یک سری تعاریف مرتبط بانک اطلاعاتی در اکسل را بدانیم تا بهتر بتوانیم شرایط بانک اطلاعاتی در اکسل را درک کنیم. سپس بسیاری از ابزارهای اکسل را نیز می‌توانیم برای این داده‌ها به خوبی بکار بگیریم تا به‌عنوان یک فرد حرفه‌ای اکسل را بکار بگیریم.

بانک اطلاعاتی

بانک اطلاعاتی یا Database مجموعه‌ای سازمان‌یافته از داده‌ها است که ما با رعایت یکسری از اصول آن‌ها را ذخیره نموده‌ایم تا به‌عنوان منبع داده‌ها در تهیه گزارشات و تحلیل و آنالیز داده‌ها مورد استفاده قرار بگیرد.

فیلد

به هر یک از ستون‌هایی که داده‌ها در آن قرار می‌گیرند، یک فیلد می‌گویند درواقع فیلد معادل ستون در اکسل می‌باشد. عنوان فیلد معمولاً مشخص می‌کند چه داده‌های در آن ستون قرار داد.

رکورد

به مجموعه داده‌های هر ردیف یک رکورد می‌گویند. در اکسل رکورد معادل ردیف تعریف شده است.

آیتم

به هر یک از سلول داده‌های درون دیتابیس یک آیتم گفته می‌شود.

کلید منحصر بفرد (Unique Key)

هر ردیف از اطلاعات باید یک گزینه منحصر به فرد داشته باشد که ردیف‌ها را از ردیف دیگر متمایز می‌نماید. و سعی نماییم این گزینه را در ستون اول قرار دهیم.

استفاده از اکسل به عنوان دیتابیس

آیا می‌توان از اکسل به عنوان دیتابیس استفاده کرد؟
در زیر برخی از دلایلی که مشخص می‌نماید اکسل می‌تواند تا حدودی به عنوان بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار بگیرد توضیح داده‌ایم:
۱- صفحه گسترده اکسل به دلیل داشتن سطر و ستون مشابه ساختار دیتا به یس می‌باشد
۲- داشتن توابع دیتابیس در اکسل
۳- داشتن فرمول‌های جستجو و وجود ابزارهای انعطاف‌پذیر جستجو
۴- ابزارها و امکانات متنوع بانک اطلاعاتی مانند table
۵- کنترل داده‌های ورودی دیتابیس و فرمت دهی شرطی
۶- پیش‌نیاز ابزارهای مختلف از جمله PivotTable به ساختار دیتابیس
۷- استفاده از ابزارهای هوش تجاری و اتصال بانک‌های اطلاعاتی

در زیر برخی از مزایا و معایب استفاده از اکسل به عنوان پایگاه داده ذکر می‌گردد. با بررسی این موارد شما قادر خواهید بود تصمیم بگیرید از اکسل به عنوان بانک اطلاعاتی استفاده کنید یا خیر.

مزایا

۱- با استفاده از اکسل تغییرات و تنظیمات به راحتی در زمان کوتاهی قابل انجام می‌باشد.
۲- با توجه به اینکه بسیاری از کارها از جمله محاسبات، ترسیم نمودار، تحلیل در اکسل قابل انجام هست، بنابراین با بودن بانک اطلاعاتی در اکسل بسیاری از کارها متمرکز در یک فایل انجام می‌گردد.

معایب

۱- اگر حجم داده‌ها خیلی زیاد باشد باید از پایگاه داده‌های قوی‌تر استفاده شود
۲- ضعف در تعیین سطح دسترسی به بانک اطلاعاتی
۳- امنیت داده و اطلاعات در سطح پایینی می‌باشد

اصول و نکات مهم در طراحی دیتابیس در اکسل

نکات مربوط به فیلد

نکات مهمی که در ارتباط با یک فیلد در بانک اطلاعاتی اکسل باید رعایت نمایید
۱- در اکسل نام هیچ سر ستونی نباید خالی باشد
۲- نام فیلدها باید از یکدیگر مستقل باشند، یعنی نام تکراری وجود نداشته باشد
۳- نام سر ستون‌ها نباید Merge باشد
۴- بهتر است نام فیلدها را در ردیف اول قرار دهیم
۵- فرمت هر فیلد را متناسب با اطلاعات آن فیلد انتخاب کنیم. به‌عنوان مثال برای اعداد از فرمت Number و ... استفاده کنیم

نکات مربوط به رکورد

همیشه دقت نماییم اطلاعاتی را که می‌خواهیم بنویسیم، آیا باید به‌عنوان رکورد اطلاعاتی باشد یا فیلد اطلاعاتی؟
طراحی ساختار صحیح یکی از اصول مهم و دشوار در یک بانک اطلاعاتی می‌باشد بنابراین همیشه در انتخاب رکوردها و فیلدها دقت کافی و بررسی کافی را انجام دهید. در ایجاد رکورد موارد زیر را لحاظ نمایید.
۱- قبل از ورود داده‌ها و اطلاعات از صحت اطلاعات آن اطمینان حاصل کنید
۲- داده‌های یک ردیف باید با یکدیگر ارتباط منطقی باشد و همدیگر را تعریف نمایند. به این معنی که اطلاعات یک ردیف باید به همدیگر مرتبط باشد. مثلاً وقتی اطلاعات یک ردیف مربوط به یک محصول باشد، اطلاعات قیمت، تعداد، کد محصول و ... همگی با نام محصول مرتبط می‌باشد ولی مقدار سرمایه شرکت در این ردیف اطلاعات ارتباطی با محصول ندارد.
۳- در بین داده‌ها نباید ردیف خالی وجود داشته باشد
۴- حتماً توجه داشته باشید که هرگز سلول‌ها در درون بانک اطلاعاتی را مرج ننمایید

نکات عمومی

۱- در کاربرگ بانک اطلاعاتی، اطلاعات دیگری قرار ندهیم و همواره یک کاربرگ، منحصربه‌فرد به نام بانک اطلاعاتی داشته باشیم
۲- همیشه قبل از ورود داده‌ها راه‌های برای بررسی صحت اطلاعات قرار بدهید
۳- برای کم شدن حجم بانک اطلاعاتی سعی نمایید فرمت گرافیکی به بانک اطلاعاتی ندهید. باید بدانیم Border ها حجم زیادی را در اکسل از نظر فرمت گرافیکی به فایل تحمیل می‌نمایند
۴- در جهت امنیت بیشتر اطلاعات در واقع شما به هیچ عنوان حق ندارید مستقیماً در صفحه بانک اطلاعاتی از ابزارهای مستقیم گزارش‌گیری استفاده نمایید. (Filter و Sort و ...)
۵- باید بدانیم، حجم فایل و کاهش سرعت محاسبات ممکن است نسبت مستقیم با هم نداشته باشند. یعنی فایلی با حجم متوسط سرعت بسیار کمی داشته باشد
۶- یکی از الزاماتی که در برخی از امکانات اکسل حتماً باید رعایت نمایید تا بتوان از امکانات اکسل استفاده کرد تبدیل بانک اطلاعاتی به فرمت تیبل می‌باشد. پیشنهاد می‌گردد افرادی که به‌صورت حرفه‌ای از اکسل استفاده می‌کنند در این مبحث مهارت لازم را داشته باشند
۷- با اضافه شدن داده و اطلاعات رکوردهای بانک اطلاعاتی باید اضافه شود نه ستون و فیلدها، این جمله بدین معنی است که ساختار بانک اطلاعاتی باید به گونه‌ای باشد که با اضافه شدن داده‌ها یک ردیف اطلاعاتی اضافه شود نه یک ستون اطلاعاتی.
جهت روشن‌تر شدن موضوع شکل ۱ را مشاهده نمایید. در روش اول مشاهده می‌کنید که با اضافه شدن فروش در هر ماه یک ستون اطلاعاتی اضافه می‌گردد و در روش دوم با اضافه شدن داده‌ها ردیف‌های اطلاعاتی اضافه می‌گردد. که ساختار روش دوم شکل صحیح می‌باشد.

۸- سعی نمایید حتی‌الامکان در بانک اطلاعاتی ستون فرمول دار تعریف ننمایید
۹- سعی نمایید داده‌ها ی بانک اطلاعاتی در یک کاربرگ با ساختار صحیح ذخیره نمایید و از ذخیره اطلاعات در فایل‌ها و کاربرگ ها مختلف خودداری کنید

توابع دیتابیس در اکسل

یکی از دلایلی که اکسل می‌تواند به‌عنوان بانک اطلاعاتی باشد این بود که اکسل داری توابع محاسباتی شرطی به نام توابع بانک اطلاعاتی می‌باشد.
همان‌گونه که حتماً اطلاع دارید ما برای انجام عملیات‌های ریاضی و آماری توابع مختلفی از جمله VAR، AVERAGE، SUM و MAX داریم حال برای اینکه همین محاسبات را با شرط‌های مختلف در یک بانک اطلاعاتی انجام دهیم، توابعی را در بخش توابع Database داریم مثل؛ DVAR، DAVERAGE، DSUM و DMAX.
این توابع کار محاسبات شرطی را برای ما انجام می‌دهد یعنی همان کاری که تابع SUMIFS برای ما در محاسبات جمع شرطی انجام می‌داد را تابع DSUM در توابع بانک اطلاعاتی انجام می‌دهد.
خروجی تمام این توابع برای ما بسیار آشنا می‌باشند تنها تابعی که در این بخش مقداری متفاوت می‌باشد، تابع DGET است که خروجی آن تا حدودی همانند تابع VLOOKUP در توابع جستجو می‌باشد، مزیت این تابع نسبت به تابع VLOOKUP در این می‌باشد که به راحتی می‌توان نتیجه جستجو بر اساس چند آیتم را با این تابع به‌دست آورد.
فرم کلی توابع بانک اطلاعاتی به شکل زیر است:
=DFUNCTION (Database, Filed, Criteria)
Database: این آرگومان مربوط به انتخاب کل بانک اطلاعاتی است که شامل تمامی فیلدها و رکوردهای آن‌ها می‌شود.
Field: این آرگومان مربوط به شماره فیلد خاصی می‌باشد که می‌خواهیم محاسبات بر روی آن فیلد صورت بگیرد.
Criteria: این آرگومان معیارها و شرط‌های مربوط به انجام محاسبات را مشخص می‌کند.
به‌عنوان مثال، تابع DSUM جمع فیلد مشخص شده را با توجه به معیارهای ذکر شده محاسبه می‌کند.
بنابراین سعی نمایید در موقع گزارش گیری از بانک‌های اطلاعاتی استفاده از این توابع را در اولویت قرار بدهید.

یک مثال ساده از توابع بانک اطلاعاتی

فرض کنید بانک اطلاعاتی فروش محصولات را مانند تصویر زیر دارید می‌خواهید بدانید جمع فروش محصول گاز به‌صورت نقدی در شهر مشهد چه میزان می‌باشد.